白樹会　個人情報保護規程

制定 2018（平成30）年2月9日

この規程は白樹会が有する個人情報の適正な取り扱いに関し、必要事項を定める。

個人情報の利用目的

１． 白樹会は、会員の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報を以下の目的で利用する。

(1) 会員相互の交流を促すための会報と会員への配布。
(2) 本会が主催する総会、懇親会、同期会の開催、会費の納入依頼ならびに同窓会活
動に関する各種会員情報の収集、案内、依頼、調査。
(3) 看護学部が主催する行事の案内、依頼。

個人情報の適正な取得

２． 白樹会は法令に基づいて、適正かつ公正な手段で会員の個人情報を収集する。以下の場合に情報を取得する。

(1) 同窓会員予定者（準会員）として看護学部入学時に依頼する場合。
(2) 本会から在学生（準会員）および会員に個人情報の提供を依頼した場合。
(3) 会員が本会からの調査などに協力した場合。

安全管理

３． 保護、安全管理の監督は会長が行う。個人情報の取扱者は個人情報の流出、盗難、紛失などに注意する。

(1) 会長は、個人情報担当者を指名すると共に個人情報（ファイルなど）を特定しその個人情報電磁媒体を作成する。
(2) 個人情報電磁媒体の情報を取り扱える者は、会長が指名した者。
(3) 個人情報台帳に記録された個人情報記録媒体（電磁媒体、紙面出力）の保管・管
理と電磁媒体などの入出力のパスワード管理は会長が行う。
(4) 本会が主催する行事の為の個人情報の利用は、会長の許可の下、個人情報担当者が行う。
(5) 会員、看護学部などが個人情報を必要とする場合は、会長が可否を判断する。

個人情報の提供

４． 会員から収集した個人情報は、下記のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供、開示などすることは禁止。

(1) 法令などに基づく場合。
(2) 会員および第三者の生命、身体、財産など公共の利益または会員の利益のため必要であると判断した場合。
(3) 看護学部に対し、会員に明示した利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合（必要な範囲としては卒業年次、住所、氏名、電話番号）。
(4) 看護学部の学部内組織の担当者または同窓会会員が、支部会、同期会、交流会などの開催を計画するとき、それらの会の開催担当者に対し、会員に明示した利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合。
(5) 会員の事前の承認、同意を得た場合。

個人情報の開示

５． 本会は会員本人、または本人が認めた代理人の申し出により、保有している会員の個人情報を開示する。この場合本人、代理人確認のため、運転免許証、旅券、健康保険証、住民票の写しの何れかの提示を求め本人確認をする。ただし、下記のいずれかに該当する場合は、会員に個人情報を開示しない。

(1) 法令に違反するおそれがある場合。
(2) 会員および第三者の権利利益を害するおそれがある場合。
(3) 本会の業務運営に著しい支障をきたすおそれのある場合。

個人情報の訂正、中止、削除

６． 本会は、会員に開示した個人情報に誤りがあった場合は、速やかに訂正をおこなう。

７． 会員から自身の個人情報の利用または提供中止の請求があった場合は、請求者が本人である事を確認した上で、同窓会での利用、第三者への提供を速やかに中止する。

８． 同窓会としての運営上最低限必要な個人情報の「氏名」、「旧姓」、「卒業年度(卒業年月日）」、「卒業学部、学科等」は削除しない。

９． この規程の変更は正副会長会の決議による。